Sommaire
Un extranet ou espace client sur-mesure coûte en général de 10 000 à 14 000€HT pour un espace documentaire et de suivi et de 16 000 à 22 000€HT avec factures, paiement en ligne et notifications. Relié à l’ERP ou à la comptabilité, multilingue, avec tableau de bord, il se situe plutôt entre 22 000 et 35 000€HT.
Vos clients vous écrivent pour obtenir une facture, l’avancement d’un dossier ou un document déjà envoyé trois fois. Un extranet, ou espace client, leur donne un accès direct et sécurisé à ces informations et libère du temps à vos équipes. Voici ce qu’il coûte, comment se construit le budget et quand il vaut mieux s’en passer.
Les fourchettes de prix
Montants hors taxes, pour une première version en production. Le devis devient ferme après la phase de cadrage.
| Type d’espace client | Ce qu’il contient | Budget indicatif | Délai |
|---|---|---|---|
| Espace documentaire et de suivi | Comptes clients, documents, suivi de dossiers ou de commandes, demandes, back-office | 10 000 à 14 000€HT | 1 à 2 mois |
| Espace client complet | La version documentaire + factures PDF, paiement en ligne, notifications, reprise des données | 16 000 à 22 000€HT | 2 à 3 mois |
| Extranet connecté | La version complète + connexion à l’ERP ou à la comptabilité, multilingue, tableau de bord | 22 000 à 35 000€HT | 3 à 4 mois |
Pour une fourchette adaptée à votre cas, l’estimateur donne un budget en une minute à partir des fonctions que vous cochez.
Comment se construit le budget
Mon estimateur part d’un prix de base, ajoute des briques, puis applique des coefficients. Exemple d’illustration pour un espace client complet ouvert à 40 comptes clients et collaborateurs :
| Poste | Montant HT |
|---|---|
| Base d’application métier | 6 000€ |
| Comptes et rôles | 1 500€ |
| Espace client | 2 500€ |
| Back-office | 2 000€ |
| Factures et documents PDF | 1 500€ |
| Paiement en ligne | 1 500€ |
| Notifications | 1 000€ |
| Reprise des données | 800€ |
| Sous-total | 16 800€ |
| De 10 à 50 utilisateurs (×1,1) | 18 480€ |
Avec une connexion à l’ERP (2 000€), le multilingue (1 000€), un tableau de bord (1 500€) et plus de 50 utilisateurs (×1,2), on arrive autour de 25 500€HT ; un design premium (×1,15) porte ce montant vers 29 000€HT. C’est un ordre de grandeur : le devis ferme suit le cadrage.
Ce qui fait varier le prix
- Les droits d’accès. Un client qui voit ses propres documents, c’est simple. Un groupe avec plusieurs filiales, des utilisateurs qui ne voient qu’une partie des dossiers, des validations internes avant publication : chaque règle ajoute de la conception et des tests. Voir gérer les droits d’accès par rôle.
- L’origine des données. Des documents déposés à la main dans le back-office, ou récupérés automatiquement depuis l’ERP, la comptabilité ou la GED : les connexions sont souvent le poste le plus variable.
- Les échanges. Consulter seulement, ou aussi déposer des pièces, signer, payer, ouvrir une demande et suivre sa réponse.
- La sécurité attendue. Documents contractuels, données personnelles ou financières : double authentification, journal des accès et hébergement en Union européenne sont à prévoir dès le départ. Voir double authentification et sécurité des comptes.
- La reprise des données. Historique de factures et de documents à rattacher aux bons comptes clients.
Mesurer ce que l’espace client rapporte
Pour un directeur financier, l’espace client se justifie par le temps qu’il libère. Avant le projet, comptez sur un mois les demandes récurrentes : copies de factures, état d’un dossier, envoi de documents. Multipliez par le temps moyen de traitement et par le coût horaire chargé des personnes concernées.
Exemple d’illustration, avec des montants fictifs à remplacer par les vôtres : 300 demandes par mois à 10 minutes chacune, c’est 50 heures par mois. À 35€ de l’heure, cela représente 21 000€ par an. Si l’espace client en absorbe la moitié, un budget de 18 000€HT se rembourse en moins de deux ans, sans compter le confort pour vos clients.
Les coûts après la mise en ligne
Un extranet sur-mesure n’est pas facturé par compte client. Les coûts récurrents sont :
- l’hébergement, de quelques dizaines à quelques centaines d’euros par an, un peu plus si vos clients déposent beaucoup de fichiers volumineux ;
- les services tiers à l’usage : envoi d’e-mails, paiement en ligne, signature électronique ;
- la maintenance et les évolutions, au forfait ou à l’heure, après les trois mois de support inclus.
Pour comparer avec un logiciel d’espace client du marché facturé par mois, faites le calcul sur 3 à 5 ans avec la méthode du coût total SaaS ou sur-mesure.
Quand ce n’est pas la bonne solution
- Peu de clients et peu de documents : un partage de fichiers sécurisé ou l’espace client de votre logiciel de facturation peut suffire.
- Votre logiciel métier propose déjà un portail client correct : activez-le et configurez-le avant de développer.
- Le besoin principal est la commande en ligne : c’est un portail B2B qu’il faut chiffrer.
Le sur-mesure se justifie quand vos équipes passent des heures à répondre aux mêmes demandes, quand vos clients attendent un suivi précis de leurs dossiers, ou quand l’espace client doit refléter vos propres processus plutôt que ceux d’un éditeur.
Comment se passe le projet
- Appel de 30 minutes pour comprendre vos clients, les demandes qui reviennent et vos outils actuels.
- Cadrage (1 à 2 semaines) : périmètre, droits d’accès, connexions, devis ferme.
- Maquettes cliquables (1 à 3 semaines), montrées à quelques clients de confiance.
- Développement par lots : comptes et documents d’abord, puis factures, paiement et connexions.
- Ouverture à des clients pilotes, puis à tous, avec reprise des données et formation de vos équipes.
Le paiement suit le même rythme : 50 % d’acompte au démarrage, le solde selon l’échéancier du devis. Le code source et les droits vous sont cédés après paiement complet. La solution est présentée sur la page extranet et portail client.
Questions fréquentes
Quelle différence entre un extranet et un portail B2B ?
L’extranet sert surtout à informer et à échanger : documents, suivi de dossiers, factures, demandes. Le portail B2B sert d’abord à commander, avec catalogue et tarifs. Les deux se combinent souvent ; le prix d’un portail de commande est détaillé sur une page dédiée.
Nos clients devront-ils créer un mot de passe ?
Pas forcément. La connexion peut se faire par lien envoyé par e-mail, par mot de passe avec double authentification, ou par connexion unique pour les grands comptes. Le choix dépend de la sensibilité des documents et des habitudes de vos clients.
Combien de temps faut-il pour ouvrir un espace client ?
De 1 à 3 mois pour une première version, cadrage compris et jusqu’à 4 mois avec connexion à l’ERP ou à la comptabilité. L’ouverture peut se faire d’abord auprès de quelques clients pilotes.
Le nombre de clients connectés fait-il varier le prix ?
Un peu au départ : au-delà de 50 utilisateurs, mon barème applique un coefficient de 1,2 pour tenir compte des tests et de la charge. Ensuite, il n’y a pas de licence par compte : ouvrir l’espace à 500 clients ne change pas la facture, hors hébergement si le trafic augmente fortement.