Reprendre ses données d’un ancien logiciel

Changer de logiciel fait peur pour une raison précise : la crainte de perdre dix ans de clients, d’historiques et de tarifs. Cette crainte est légitime, mais la reprise de données se maîtrise très bien avec une méthode. Voici celle que j’applique, ce qu’elle coûte et les décisions qui vous reviennent.

Les six étapes d’une reprise réussie

L’import d’essai est l’étape qu’on ne saute jamais. Il révèle les surprises (un champ « téléphone » qui contient des adresses, des codes clients réutilisés) quand il est encore temps de les corriger.

D’où viennent les données et comment les extraire

Le mode d’extraction dépend de l’ancien logiciel.

• Logiciel du marché récent : la plupart proposent des exports CSV ou une API. C’est le cas le plus simple.
• Ancien logiciel installé sur un serveur : la base de données est souvent accessible directement, même quand l’éditeur ne propose pas d’export complet.
• Application Access, FileMaker ou maison : les tables sont lisibles, mais la logique (calculs, statuts) doit être comprise avant d’être reprise. Voir moderniser une application Access ou FileMaker.
• Fichiers Excel partagés : souvent le plus long à nettoyer, car chaque utilisateur a ses habitudes de saisie. Voir transformer Excel en application.

Avant de résilier un abonnement SaaS, vérifiez dans le contrat et dans l’outil ce que vous pouvez exporter et sous quelle forme. Les pièces jointes et les historiques sont souvent moins faciles à récupérer que les fiches.

Ce qu’il vaut mieux ne pas reprendre

Une migration est l’occasion de faire le ménage. Reprendre des données inutiles alourdit l’outil et peut poser un problème de conformité.

• Les prospects jamais convertis depuis des années. Le référentiel de la CNIL sur la gestion commerciale indique que les données d’un prospect peuvent être conservées trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact et celles d’un client pendant la relation commerciale puis trois ans après sa fin (consulté en octobre 2026).
• Les doublons et fiches de test.
• Les champs que personne ne remplit plus.

Les pièces comptables, elles, ont une durée légale de conservation (le référentiel CNIL cite l’exemple de l’obligation comptable de 10 ans). Elles peuvent rester dans un archivage séparé, consultable, sans encombrer le nouvel outil. Cette page ne remplace pas l’avis de votre expert-comptable ou d’un juriste sur vos durées de conservation.

Les décisions qui vous reviennent

La partie technique m’appartient, mais certaines décisions ne peuvent être prises que par vous. Je les prépare sous forme de questions fermées pour qu’elles ne bloquent pas le projet :

• Quelle fiche garder quand deux fiches décrivent le même client avec des informations différentes ?
• Quelle date de bascule : fin de mois, fin de trimestre, période creuse ?
• Quels contrôles valident la reprise : nombre de clients actifs, total des encours, chiffre d’affaires de l’année ?
• Qui a accès à l’ancien outil après la bascule et pendant combien de temps ?

Ces arbitrages se font en une ou deux réunions courtes, avec la personne qui connaît le mieux les données au quotidien, souvent l’administration des ventes ou la comptabilité.

Combien coûte une reprise de données

Dans l’estimateur, la brique « reprise de données » est chiffrée 800€HT. Ce montant correspond à une reprise simple : une ou deux sources propres, quelques milliers d’enregistrements, une correspondance de champs évidente.

Le coût augmente avec :

1. le nombre de sources à fusionner (ancien logiciel + fichiers Excel + messagerie) ;
2. l’état des données : dix ans de doublons demandent plusieurs jours de nettoyage ;
3. les historiques : reprendre les commandes et factures passées, avec leurs liens, est plus long que reprendre des fiches ;
4. les fichiers joints : documents, photos, PDF à rattacher aux bonnes fiches.

Pour une reprise lourde, je fais d’abord un audit des sources (audit express à 589€HT) pour donner un chiffrage ferme. La reprise est ensuite intégrée au devis de l’application métier et testée avant la mise en ligne, comme le reste.

Quand une reprise n’est pas nécessaire

Parfois, la bonne décision est de ne presque rien reprendre :

• si l’ancien outil ne contient que des données périmées ou peu fiables, repartir d’une base propre est plus rapide ;
• si le volume est faible, une saisie par l’équipe pendant la prise en main peut coûter moins cher qu’un script de reprise ;
• si l’ancien logiciel reste en place pour une autre fonction, une connexion entre les deux outils peut éviter de migrer.

Je vous le dirai au cadrage si la reprise coûte plus qu’elle ne rapporte.

Par où commencer

1. Listez vos sources : logiciels, fichiers, boîtes partagées, avec une estimation des volumes.
2. Récupérez un export d’essai de chaque source, même partiel.
3. Lors de l’appel découverte, nous regardons ensemble ces exports pour évaluer l’état des données.
4. Au cadrage, la reprise est chiffrée et planifiée, avec la date de bascule et les contrôles que vos équipes feront.

La bascule se fait de préférence à un moment calme de votre activité, avec l’ancien outil gardé en lecture seule pendant la période de vérification.